آیا شما نیز اظهارنامه مالیاتی خود را ارسال نموده و هم اکنون باید برای بررسی پرونده، مدارک و مستندات مالی خود را ارائه کنید؟ باید بدانید که در این مرحله جمع‌آوری اسناد بدون بررسی دقیق، می‌تواند باعث سردرگمی یا ایجاد مغایرت شود. در نظر داشتن چک لیست مدارک رسیدگی مالیاتی به شما کمک می‌کند گروه‌های مختلف اسناد موردنیاز را شناسایی کرده و پیش از ارائه، کامل‌بودن و هماهنگی آن‌ها را بررسی نمایید. البته اگر هنوز با این فرآیند آشنا نیستید، در مقاله رسیدگی مالیاتی چیست می‌توانید با قوانین کلی بررسی پرونده توسط اداره مالیاتی آشنا شوید.
همچنین در نظر داشته باشید که این چک‌لیست با مدارک مورد نیاز پیش از ارسال اظهارنامه مالیاتی متفاوت بوده و آن، صرفاً اسناد مورد نیاز در مرحله رسیدگی را بررسی می‌نماید!
بعد از دریافت درخواست مدارک از ممیز، چه مواردی را بررسی کنیم؟
در وهله اول باید بدانید که چک لیست مدارک رسیدگی مالیاتی، تنها یک راهنمای عمومی برای دسته‌بندی اسناد احتمالی بوده و قرار نیست همه موارد آن برای تمام پرونده‌ها لازم باشد! زمانی که شما از ممیز مالیاتی درخواست ارائه مدرک را دریافت می‌کنید، پیشنهاد می‌کنیم پیش از شروع جمع‌آوری اسناد، متن درخواست را با دقت بررسی کنید. اولین مورد سال یا دوره مالی مورد رسیدگی خواهد بود؛ چرا که مدارکی که آماده می‌کنید باید دقیقاً به همان بازه زمانی مربوط باشند. در ادامه فهرست مدارک ذکر شده در درخواست را مشخص نموده و مواردی را که باید تهیه یا تکمیل شوند، به طور جداگانه علامت بزنید.
سپس مهلت و نحوه ارائه مدارک را براساس اطلاعات ابلاغ‌شده بررسی کنید تا بتوانید اسناد را در زمان و روش تعیین‌شده آماده و ارائه نمایید. همچنین با توجه به نوع فعالیت کسب‌وکار، مشخص کنید که امکان دارد چه مدارک تکمیلی مانند قراردادها، اسناد فروش، هزینه‌ها یا مدارک مربوط به کارکنان؛ برای پرونده شما کاربرد داشته باشند. در نهایت باید بدانید که هنگام استفاده از چک لیست مدارک رسیدگی مالیاتی، اولویت همیشه با مدارکی بوده که در درخواست رسیدگی پرونده شما مشخص شده باشند!
چک لیست مدارک مورد نیاز در رسیدگی مالیاتی
مدارکی که در مرحله رسیدگی مالیاتی درخواست می‌شوند، به موارد مختلفی اعم از وضعیت پرونده، نوع فعالیت و موضوع بررسی بستگی دارد. بنابراین چک لیست مدارک رسیدگی مالیاتی را می‌توان یک راهنمای عمومی برای شناسایی گروه‌های مختلف اسناد در نظر گرفت، نه فهرستی ثابت که ارائه تمام موارد آن برای همه مؤدیان الزامی باشد! شما می‌توانید در ادامه با مهم‌ترین گروه‌های مدارکی که ممکن است در این مرحله مورد درخواست قرار گیرند، آشنا شوید.
اظهارنامه ارسالی، دفاتر و گزارش‌های مالی
این دسته از مدارک، اطلاعات مالی اعلام‌شده توسط مودی را مستند نموده و امکان بررسی ارقام و گزارش‌های ارائه‌شده را فراهم می‌سازد. البته امکان دارد با در نظر داشتن نوع مودی و تکالیف مالی او، نسخه اظهارنامه ارسالی، صورت‌های مالی، دفاتر قانونی یا گزارش‌های مربوط به درآمد و هزینه در این دسته قرار بگیرند.
نمونه مدارک قابل بررسی عبارت‌اند از:
- نسخه اظهارنامه مالیات عملکرد ارسال‌شده
- صورت‌های مالی و گزارش‌های مالی مرتبط
- دفاتر و اسناد حسابداری، متناسب با تکالیف مؤدی
- گزارش‌های درآمد و هزینه
- گزارش‌های حسابداری مرتبط با دوره مورد رسیدگی
اسناد فروش و درآمد
این اسناد برای مستندسازی درآمدهای اعلام‌شده در دوره مالی مورد رسیدگی مورد استفاده قرار گرفته و می‌توانند ارتباط میان معاملات انجام‌شده و درآمد ثبت‌شده را نشان دهند. پیشنهاد می‌کنیم در پی آماده‌سازی موارد چک لیست مدارک رسیدگی مالیاتی، اسناد فروش را بر اساس دوره مالی و نوع معامله مرتب نمایید تا در صورت درخواست، دسترسی به هر سند آسان‌تر باشد. نمونه مدارک قابل بررسی عبارت‌اند از:
- صورتحساب‌ها و فاکتورهای فروش
- گزارش فروش کالا یا خدمات
- قراردادهای مرتبط با درآمد و فروش
- اسناد مربوط به دریافت وجه از مشتریان
- گزارش‌های فروش و درآمد متناسب با نوع فعالیت
اسناد خرید و هزینه‌های کسب‌وکار
این گروه شامل مستنداتی بوده که هزینه‌های مرتبط با فعالیت اقتصادی را پشتیبانی نموده و می‌توانند برای بررسی مبالغ هزینه‌شده در دوره مورد رسیدگی مورد استفاده قرار گیرند. نمونه مدارک قابل بررسی عبارت‌اند از:
- فاکتورهای خرید کالا یا خدمات
- قراردادهای مرتبط با هزینه‌های کسب‌وکار
- رسیدها و اسناد پرداخت
- اسناد خرید مواد اولیه یا ملزومات فعالیت
- مدارک مربوط به سایر هزینه‌های انجام‌شده در دوره مالی
گردش حساب‌ها و اسناد دریافت و پرداخت
این گروه از مدارک، تراکنش‌های مالی مرتبط با فعالیت کسب‌وکار را به طور مستند ثبت نموده و ممکن است برای بررسی جریان دریافت‌ها و پرداخت‌های مرتبط با پرونده مورد استفاده قرار گیرد. نمونه مدارک قابل بررسی عبارت‌اند از:
- گزارش گردش حساب‌های بانکی مرتبط با فعالیت
- مستندات تراکنش‌های کارت‌خوان
- گزارش‌های مربوط به درگاه‌های پرداخت
- اسناد دریافت و پرداخت
- رسیدها و مدارک تسویه حساب
- مستندات انتقال وجه مرتبط با معاملات یا قراردادها
مدارک تکمیلی متناسب با نوع فعالیت
در نظر داشته باشید با توجه به نوع کسب و کار و موضوعیت بررسی انجام شده، علاوه بر گروه‌های اصلی ممکن است مدارک دیگری نیز برای رسیدگی درخواست شوند. این اسناد نسبت به شرایط هر پرونده متفاوت بوده و نمی‌توان فهرست یکسانی برای تمام مؤدیان در نظر گرفت. به طور مثال امکان دارد موارد زیر در این گروه قرار بگیرند:
- اسناد موجودی کالا و گزارش‌های انبار
- مدارک مرتبط با حقوق و دستمزد کارکنان
- قراردادهای پیمانکاری و اجرایی
- اسناد مربوط به دارایی‌ها و خرید تجهیزات
- مدارک اجاره محل فعالیت
- قراردادهای مرتبط با فعالیت اقتصادی
- مجوزها یا مستندات مرتبط با نوع کسب‌وکار، در صورت ارتباط با موضوع رسیدگی
در نهایت شما می‌توانید برای آسان‌سازی این پروسه، از چک لیست مدارک رسیدگی مالیاتی در بخش ذیل استفاده کرده، وضعیت هر گروه را در جدول زیر مشخص کنید و تنها مواردی را که در درخواست پرونده شما مطرح شده‌اند، علامت بزنید.
| گروه مدارک |
درخواست شده |
آماده شده |
| اظهارنامه و گزارش‌های مالی |
☐ |
☐ |
| نسخه اظهارنامه ارسالی |
☐ |
☐ |
| دفاتر و اسناد حسابداری |
☐ |
☐ |
| صورت‌های مالی و گزارش درآمد و هزینه |
☐ |
☐ |
| اسناد فروش و درآمد |
☐ |
☐ |
| صورتحساب‌ها و فاکتورهای فروش |
☐ |
☐ |
| گزارش فروش کالا یا خدمات |
☐ |
☐ |
| قراردادهای درآمدی |
☐ |
☐ |
| اسناد خرید و هزینه |
☐ |
☐ |
| فاکتورهای خرید و اسناد هزینه |
☐ |
☐ |
| قراردادهای هزینه‌ای |
☐ |
☐ |
| رسیدها و اسناد پرداخت |
☐ |
☐ |
| گردش حساب و تراکنش‌ها |
☐ |
☐ |
| گردش حساب‌های مرتبط با فعالیت |
☐ |
☐ |
| تراکنش‌های کارت‌خوان و درگاه پرداخت |
☐ |
☐ |
| اسناد دریافت، پرداخت و تسویه |
☐ |
☐ |
| سایر مدارک مرتبط با فعالیت |
☐ |
☐ |
| موجودی کالا و اسناد انبار |
☐ |
☐ |
| مدارک حقوق و دستمزد |
☐ |
☐ |
| قراردادهای پیمانکاری |
☐ |
☐ |
| مستندات دارایی‌ها و تجهیزات |
☐ |
☐ |
قبل از ارائه مدارک، چه مغایرت‌هایی را کنترل کنیم؟
تا به این مرحله قطعاً می‌دانید که جمع‌آوری اسناد تنها برای آماده‌سازی پرونده کافی نیست! شما می‌بایست پیش از ارائه، بررسی کنید که اطلاعات موجود در مدارک با اظهارنامه ارسالی و سایر سوابق مالی هماهنگ باشد. همانطور که می‌دانید استفاده از چک لیست مدارک رسیدگی مالیاتی در این مرحله سبب می‌شود تا کنترل اسناد را به‌صورت منظم انجام داده و مواردی را که نیاز به توضیح یا مستند تکمیلی دارند، زودتر شناسایی کنید.
درآمد و هزینه را با اظهارنامه تطبیق دهید
ابتدا ارقام درآمد و هزینه درج‌شده در اسناد و گزارش‌های مالی را با اطلاعات اظهارنامه ارسالی مقایسه کنید. اگر بین مبلغ فاکتورها، گزارش‌های مالی و ارقام اظهارشده اختلافی وجود دارد، علت آن را مشخص و در صورت نیاز، مستندات مرتبط را آماده کنید. در این پروسه چک لیست مدارک رسیدگی مالیاتی می‌تواند برای کنترل جداگانه اسناد درآمدی و هزینه‌ای مورد استفاده قرار گیرد.
اطلاعات فروش را با سوابق سامانه مودیان بررسی کنید
فاکتورها و گزارش‌های فروش را با اطلاعات مرتبط ثبت‌شده در کارپوشه سامانه مودیان تطبیق دهید تا مغایرت‌های احتمالی پیش از ارائه مدارک شناسایی شوند. هدف از انجام این بررسی، صرفاً اطمینان از هماهنگی اطلاعات فروش و درآمد در اسناد مختلف بوده و نیازی به بررسی نحوه ثبت یا کار با سامانه در این مرحله وجود ندارد.
تراکنش‌های بانکی را بررسی کنید
گردش حساب‌های مرتبط با فعالیت، تراکنش‌های کارت‌خوان و درگاه‌های پرداخت را بررسی کرده و مواردی را که ممکن است درباره ماهیت یا علت انجام آن‌ها سؤال ایجاد شود، مشخص کنید. برای تراکنش‌های قابل توضیح، بهتر است قرارداد، فاکتور، رسید یا هر مستند مرتبط دیگری را در کنار آن آماده داشته باشید. این کنترل یکی از مهم‌ترین بخش‌های چک لیست مدارک رسیدگی مالیاتی محسوب می‌شود؛ چرا که ممکن است برخی از تراکنش‌ها برای توضیح ماهیت دریافت یا پرداخت به مستندات بیشتری نیاز داشته باشند.
تاریخ اسناد را با دوره مالی مورد رسیدگی تطبیق دهید
در پایان تاریخ فاکتورها، قراردادها، رسیدهای پرداخت، اسناد دریافت و سایر مدارک را بررسی کنید تا با سال یا دوره مالی مورد رسیدگی هماهنگ باشند.
اگر مدارک درخواستی ناقص باشند یا به آن‌ها دسترسی نداشته باشیم، چه کنیم؟
چنانچه پس از بررسی چک لیست مدارک رسیدگی مالیاتی متوجه شدید بعضی از اسناد مفقود، ناقص یا دارای مغایرت هستند، بهتر است پیش از ارائه مدارک، وضعیت هر مورد را مشخص کنید. ابتدا فهرستی از اسنادی که در دسترس نیستند یا اطلاعات آن‌ها نیاز به توضیح دارد تهیه کنید تا مشخص باشد کدام بخش از پرونده نیاز به پیگیری بیشتری دارد. در ادامه امکان بازیابی مدارک را از منابع مرتبط بررسی کنید.
برای مثال می‌توان سوابق حسابداری، بانک، طرف قرارداد، سامانه‌های مرتبط یا بایگانی داخلی کسب‌وکار را بررسی کرد. اگر مدرکی قابل بازیابی نیست، پیشنهاد می‌کنیم به جای نادیده گرفتن آن، موضوع را از مسیر رسمی مربوط به پرونده پیگیری و توضیحات و مستندات موجود را ارائه کنید. در چنین شرایطی توجه به چک لیست مدارک رسیدگی مالیاتی، سبب می‌شود تا مدارک ناقص یا مفقود شده را از سایر اسناد تفکیک کرده و برای هرکدام اقدام مشخصی در نظر بگیرید.
در نهایت باید مهلت اعلام‌شده برای ارائه مدارک را جدی گرفته و پیگیری تهیه اسناد را به روزهای پایانی موکول نکنید؛ چرا که ممکن است عدم ارائه برخی مدارک، بر نحوه بررسی اطلاعات پرونده اثر بگذارد! با این حال باید بدانید که نمی‌توان ناقص‌بودن مدارک را به صورت قطعی معادل جریمه مالیاتی دانست؛ چرا که شرایط پرونده، نوع مدرک و امکان ارائه توضیحات و مستندات جایگزین نیز حائز اهمیت خواهد بود. بنابراین چک لیست مدارک رسیدگی مالیاتی را در کنار مستندات موجود بررسی کرده و مواردی را که نیازمند توضیح یا پیگیری هستند، پیش از ارائه مشخص کنید.
اگر بخشی از مدارک پرونده را در اختیار ندارید یا میان اسناد موجود و اطلاعات اظهارنامه مغایرتی وجود دارد، بهتر است پیش از ارائه مدارک، علت این اختلاف‌ها را بررسی کنید. در چنین شرایطی، مشاوران مالیاتی تأییدشده های‌حساب می‌توانند با ارائه مشاوره در زمینه اظهارنامه مالیاتی، به شما کمک کنند اطلاعات ثبت‌شده و مدارک مرتبط با آن را بهتر بررسی کرده و دید روشن‌تری نسبت به مغایرت‌های موجود داشته باشید. به این ترتیب می‌توانید مواردی را که به بررسی یا پیگیری بیشتری نیاز دارند، شناسایی کنید.
مدارک رسیدگی مالیاتی را چگونه تحویل دهیم و ارائه آن‌ها را پیگیری کنیم؟
پس از جمع‌آوری و کنترل مدارک، پیشنهاد می‌کنیم اسناد را به صورت منظم و قابل‌پیگیری آماده و ارائه کنید. انجام این کار سبب می‌شود دسترسی به مدارک آسان‌تر بوده و سوابق ارائه آن‌ها نیز برای پیگیری‌های بعدی در دسترس بماند. بدین منظور موارد زیر را در نظر بگیرید:
مرتب‌سازی اسناد
مدارک را بر اساس موضوع و دوره مالی دسته‌بندی کنید تا در صورت نیاز، هر سند به‌سرعت قابل دسترسی باشد.
رعایت شیوه و زمان ارائه
مدارک را مطابق روش و مهلتی که در درخواست رسیدگی اعلام شده است، ارائه کنید و از تاخیر در تحویل اسناد خودداری کنید.
ثبت تحویل مدارک
متناسب با روش ارائه، رسید، تاییدیه یا مستند مربوط به تحویل اسناد را دریافت و نگهداری کنید تا سابقه ارائه مدارک مشخص باشد.
نگهداری نسخه مدارک
یک نسخه از اسناد ارائه‌شده و سوابق مربوط به نحوه و زمان تحویل را برای خود نگه دارید. استفاده از چک لیست مدارک رسیدگی مالیاتی نیز می‌تواند روند کنترل نهایی و اطمینان از ثبت وضعیت مدارک را بدون هیچگونه خطا، به پایان برساند.
جمع بندی
همانطور که می‌دانید آماده‌سازی مدارک رسیدگی صرفاً به جمع آوری فاکتورها و گزارش‌های مالی محدود نمی‌شود! قطعاً در چک لیست مدارک رسیدگی مالیاتی باید کامل‌بودن مستندات، ارتباط آن‌ها با دوره مالی مورد رسیدگی و هماهنگی اطلاعات با اظهارنامه ارسالی نیز کنترل شود. همچنین لازم است بدانید امکان دارد پس از بررسی مدارک و انجام رسیدگی، برای پرونده شما برگ تشخیص صادر شود؛ که در چنین موقعیتی قطعاً آشنایی با نحوه بررسی و پیگیری برگ تشخیص مالیات، می‌تواند مسیر تخصصی‌تری را نسبت به تصمیم‌گیری و پیگیری دقیق‌تر پرونده برای شما مهیا نماید.
سوالات متداول چک لیست مدارک رسیدگی مالیاتی
چک لیست مدارک رسیدگی مالیاتی را باید برای تمام پرونده‌ها به‌طور کامل آماده کرد؟
خیر، این چک‌لیست یک راهنمای عمومی برای دسته‌بندی مدارکی بوده که ممکن است در رسیدگی درخواست شوند! معیار اصلی، درخواست رسمی مربوط به پرونده و مدارک متناسب با فعالیت مودی است.
آیا گردش حساب بانکی هم ممکن است در رسیدگی مالیاتی درخواست شود؟
در صورت ارتباط با موضوع رسیدگی، ممکن است اسناد مربوط به تراکنش‌های مالی کسب‌وکار، حساب‌های مرتبط، کارت‌خوان، درگاه پرداخت یا تسویه‌ها مورد درخواست قرار گیرد. بنابراین بهتر است اسناد مرتبط با فعالیت را منظم و قابل دسترس نگه دارید.
آیا قبل از تحویل مدارک باید اطلاعات آن‌ها با اظهارنامه تطبیق داده شود؟
بله، پیشنهاد می‌کنیم ارقام درآمد و هزینه، اسناد فروش و خرید و گردش حساب‌های مرتبط را با اطلاعات اظهارنامه مقایسه کنید تا مغایرت‌های احتمالی پیش از ارائه مدارک شناسایی و برای آن‌ها مستندات لازم آماده شود.
اگر بعضی از مدارک درخواست‌شده را پیدا نکنیم، چه کاری باید انجام دهیم؟
ابتدا مشخص کنید کدام مدارک ناقص یا مفقود هستند و امکان بازیابی آن‌ها از منابع مرتبط مانند حسابداری، بانک یا طرف قرارداد وجود دارد یا خیر. اگر امکان تهیه مدرک وجود ندارد، موضوع را از مسیر رسمی مربوط به پرونده پیگیری و توضیحات مستند ارائه کنید.
آیا همه مؤدیان باید مدارک یکسانی برای رسیدگی مالیاتی ارائه کنند؟
خیر، مدارک مورد نیاز به نوع فعالیت، شرایط پرونده و درخواست ممیز بستگی دارد. در نتیجه فهرست مدارک اعلام‌شده در درخواست رسیدگی پرونده خودتان باید در اولویت قرار گیرد.
دیدگاه شما