زمانی که امور مالی یک کسب و کار افزایش مییابد، گاهی اوقات حسابدار اصلی به جای تمرکز بر کارهای تخصصی؛ درگیر ثبت اطلاعات، مرتبکردن مدارک و پیگیری کارهای روزمره میشود! در چنین موقعیتی قطعاً حضور کمک حسابدار میتواند کاهش دهنده بخشی از فشار کاری تیم مالی باشد. البته شما باید پیش از استخدام، با انتظارات خود از این نیرو آشنا بوده و بدانید کدامیک از امور را میتوان به وی سپرد. پس در ادامه همراه ما باشید تا با وظایف کمک حسابدار، زمان مناسب برای جذب این نیرو و تفاوت سطح مسئولیت او با حسابدار آشنا شوید.
کمک حسابدار چه تفاوتی با حسابدار دارد؟
اگر میخواهید بدانید برای کسب و کار شما حضور کمک حسابدار کافیست یا باید به سراغ یک حسابدار بروید، پیشنهاد میکنیم این موقعیت را از سه دیدگاه سطح مسئولیت، میزان استقلال و پیچیدگی کار بررسی نمایید. قطعاً در یک نگاه متوجه میشوید که کمک حسابدار معمولاً نیروی اجرایی و پشتیبان تیم مالی بوده، اما حسابدار مسئولیت تخصصیتر و مستقلتری دارد؛ که میتوان این موضوع را اصلیترین تفاوت حسابدار و کمک حسابدار دانست.
سطح مسئولیت
معمولاً کمک حسابدار مسئولیتهای مشخص و محدود تری داشته و اغلب به انجام امور روزمره و اجرایی مشغول است. در مقابل حسابدار مسئولیت بیشتری در قبال صحت اطلاعات، بررسی اسناد و فرایندهای حسابداری دارد. در نتیجه کمک حسابدار تنها بخشی از کارهای حسابداری را انجام داده و قرار نیست مسئولیت کل فرایند حسابداری را بر عهده داشته باشد!
میزان استقلال
در تفاوت حسابدار و کمک حسابدار، میزان استقلال یکی از مهمترین معیارها خواهد بود. به طور معمول کمک حسابدار امور را بر اساس روال مشخص و با نظارت حسابدار یا مدیر مالی انجام داده و نتیجه برخی فعالیتهایش باید بررسی شود؛ اما از حسابدار انتظار میرود بخش قابلتوجهی از مسئولیتهای خود را به طور مستقل انجام داده و در صورت مواجهه با مشکل، بتواند آن را تشخیص داده و پیگیری نماید.
پیچیدگی کار
معمولاً وظایف کمک حسابدار شامل کارهای اجرایی و نسبتاً روتین مانند ثبت اطلاعات، وارد کردن فاکتورها، مرتبسازی اسناد و آمادهسازی اطلاعات مالی خواهد بود. اگرچه این کارها به دقت زیادی نیاز دارند، اما تصمیمگیری پیچیدهای در آنها وجود ندارد. در مقابل نیز فرد حسابدار در سطح بالاتری با بررسی حسابها، تهیه گزارشها، رسیدگی به مغایرتها و مسائل تخصصیتر مالی سروکار دارد.
چه وظایفی را میتوان به کمک حسابدار سپرد؟
اگرچه کمک حسابدار باید بخشی از کارهای روزمره و اجرایی تیم مالی را به سرانجام برساند، اما باید بدانید برای انجام چنین اموری نیازی به دانش و تصمیمگیری تخصصی حسابدار نخواهد بود! اگر بخواهیم به طور خلاصه به شرح وظایف کمک حسابدار اشاره داشته باشیم، باید بدانید که وظایف کمک حسابدار بیشتر حول دقت، نظم و اجرای درست کارهای مشخص بوده و میتوان از جمله کارهای این فرد به ثبت، مرتبسازی، کنترل اولیه و آمادهسازی اطلاعات مالی اشاره داشت.
| وظیفه |
توضیح |
| ثبت اسناد و فاکتورها |
وارد کردن اطلاعات فاکتورهای خرید و فروش و سایر اسناد مالی در نرمافزار یا سیستم حسابداری، طبق روال تعیینشده |
| ورود و بهروزرسانی اطلاعات |
وارد کردن اطلاعات مالی، اصلاح موارد مشخص و بهروز نگه داشتن دادههایی که در اختیار او قرار میگیرد. |
| بایگانی مدارک مالی |
دستهبندی و مرتب کردن فاکتورها، رسیدها، اسناد و سایر مدارک به شکلی که دسترسی به آنها راحت باشد. |
| کمک در مغایرتگیری |
مقایسه اطلاعات و پیدا کردن اختلافهای اولیه بین اسناد، حسابها یا اطلاعات ثبتشده و گزارش موارد مشکوک به حسابدار |
| آمادهسازی اطلاعات مالی |
جمعآوری و مرتب کردن اطلاعات مورد نیاز برای تهیه گزارشها یا بررسیهای مالی توسط حسابدار یا مدیر مالی |
| پیگیری اسناد ناقص |
مدارک ناقص را شناسایی کرده و برای تکمیل اطلاعات یا دریافت مدارک موردنیاز پیگیری نماید. |
| انجام کارهای اجرایی مرتبط با حسابداری |
انجام فعالیتهای روزمره دیگری که در محدوده مسئولیت او قرار داشته و به پیش رفتن منظم کارهای مالی کمک میکند. |
چه زمانی استخدام کمک حسابدار برای کسبوکار مناسب است؟
زمانی که حجم امور مالی یک کسبوکار افزایش مییابد، معمولاً یک نفر به تنهایی از پس همه کارها برنمیآید. اگر کارهای اجرایی زیاد شده و اسناد و اطلاعات مالی مدام روی هم جمع میشوند یا حسابدار اصلی بیشتر وقتش را صرف کارهای روتین میکند، احتمالاً زمان آن رسیده که یک نیروی پشتیبان را به تیم مالی خود اضافه نمایید!
وقتی حجم کارهای مالی بیشتر شده است
قطعاً میدانید که رشد کسبوکار با افزایش فاکتورها، اسناد و اطلاعات مالی همراه خواهد بود. در چنین شرایطی امکان دارد حسابدار بخش زیادی از زمانش را صرف کارهای اجرایی نموده و برای رسیدگی به امور مهمتر فرصت کافی نداشته باشد. اگر این وضعیت ادامهدار باشد، قطعاً سپردن بخشی از وظایف حسابدار به یک نیروی پشتیبان یا همان کمک حسابدار، میتواند فشار کاری تیم مالی را کاهش دهد.
وقتی حسابدار اصلی درگیر کارهای روتین شده است
گاهی اوقات مسئله کمبود نیروی متخصص نیست؛ چرا که فقط حسابدار اصلی آنقدر درگیر کارهای روزمره و قابلواگذاری شده که فرصت کافی برای رسیدگی به امور تخصصیتر را ندارد. زمانی که بخش قابلتوجهی از زمان حسابدار صرف کارهای روزمره میشود، اضافه کردن فردی به عنوان کمک حسابدار میتواند باعث شود تمرکز او بر روی امور تخصصیتر بازگردد. در چنین موقعیتی وظایف کمک حسابدار نقش پشتیبان داشته و به شکل موثرتری بین اعضای تیم تقسیم میشوند.
وقتی تیم مالی به یک نیروی پشتیبان نیاز دارد
اگر کسبوکار شما در حال رشد بوده و یا حجم کار مالی آن در بعضی دورهها بیشتر میشود، داشتن یک نیروی پشتیبان میتواند کارها را منظمتر سازماندهی نماید. قبل از استخدام نیز بهتر است مطمئن شوید فرد مورد نظر، توانایی انجام کارهایی را که از او انتظار دارید را دارا باشد.
چه زمانی کمک حسابدار کافی نیست؟
اگر کسبوکار شما به فردی نیاز دارد که بتواند امور مالی را مستقل مدیریت نماید، درباره مسائل تخصصی تصمیم گیرد یا مسئولیت فرایندهای پیچیده حسابداری را بر عهده داشته باشید، قطعاً کمک حسابدار انتخاب مناسبی نخواهد بود. توصیه میکنیم در چنین شرایطی به جای آنکه یک نیروی کمتجربه را تحت فشار مسئولیتهای سنگین قرار دهید، به سراغ استخدام حسابدار با تجربه بروید.
برای استخدام کمک حسابدار چه مهارت و سابقهای لازم است؟
تا به اینجای مقاله، قطعاً متوجه شدهاید که برای انتخاب کمک حسابدار، لازم نیست حتماً به دنبال فردی با سابقه طولانی باشید! مهمتر از سابقه کاری طولانی مدت، آن است که فرد بتواند کارهای مورد انتظار را با دقت انجام دهد، اصول اولیه حسابداری را بداند و برای یادگیری فرایندهای داخلی مجموعه آماده باشد. شما میتوانید با در نظر داشتن ابعاد کسبوکار خود و وظایف کمک حسابدار، معیارهای زیر را در زمان بررسی رزومه و مصاحبه در نظر داشته باشید.
| مهارت یا سابقه |
چرا برای کمک حسابدار مهم است؟ |
| آشنایی با اصول اولیه حسابداری |
کمک حسابدار با اسناد، فاکتورها و اطلاعات مالی ارتباط دارد. وجود دانش پایه، سبب میشود اطلاعات را درست وارد کرده و حین انجام وظایف کمک حسابدار، خطاهای ساده و قابلپیشگیری کمتر شوند. |
| تجربه کار با نرمافزارهای حسابداری |
اغلب کارهای روزمره در محیط نرمافزار انجام میشوند. آشنایی قبلی با نرمافزارهای حسابداری، سبب میشود فرد سریعتر با سیستم مجموعه هماهنگ شده و برای انجام کارهای اجرایی زمان کمتری برای آموزش نیاز داشته باشد. |
| تسلط قابلقبول به Excel |
ممکن است بخشی از اطلاعات مالی در فایلهای Excel ثبت، مرتب یا بررسی شوند. آشنایی با قابلیتهای کاربردی Excel میتواند سرعت و دقت انجام کارها را افزایش دهد. |
| دقت و توجه به جزئیات |
یک اشتباه کوچک در وارد کردن عدد، تاریخ یا اطلاعات فاکتور میتواند در مراحل بعدی دردسر ایجاد نماید. بنابراین دقت یکی از مهمترین مهارتهای کمک حسابدار محسوب میشود. |
| نظم در نگهداری و بایگانی اسناد |
کمک حسابدار با حجم زیادی از مدارک و اطلاعات سروکار دارد. فرد منظم میتواند اسناد را درست دستهبندی و نگهداری نماید تا یافتن آنها در زمان نیاز راحت باشد. |
| سابقه کار مرتبط |
داشتن تجربه قبلی در امور مالی، حسابداری یا کارهای اجرایی مشابه یک امتیاز محسوب میشود؛ چرا که فرد با فضای کاری و دقت مورد نیاز این حوزه آشنایی بیشتری دارد. همچنین تجربه مرتبط سبب میشود فرد سریعتر با وظایف کمک حسابدار در مجموعه شما هماهنگ شود. |
| توانایی پیگیری و مسئولیتپذیری |
بخشی از وظایف کمک حسابدار به پیگیری مدارک، تکمیل اطلاعات و انجام بهموقع کارهای مشخص مربوط میشود. فردی که کارها را تا رسیدن به نتیجه دنبال میکند، برای این موقعیت انتخاب قابلاعتمادتری خواهد بود. |
حقوق و هزینه استخدام کمک حسابدار به چه عواملی بستگی دارد؟
لازم به ذکر است حقوق کمک حسابدار عدد ثابتی نداشته و این مورد با توجه به شرایط هر کسبوکار و ویژگیهای فردی که استخدام میشود، تغییر میکند. شما میتوانید برای برآورد بهتر هزینه، شرح وظایف کمک حسابدار و سطح انتظاری که از این موقعیت دارید را در نظر داشته باشید. همچنین اگر میخواهید عوامل مؤثر بر هزینه جذب نیروی حسابداری را با جزئیات بیشتری بررسی نمایید، میتوانید به مقاله هزینه استخدام حسابدار نیز مراجعه کنید.
| عامل |
تأثیر بر حقوق و هزینه استخدام |
| سابقه و تجربه |
هرچه فرد تجربه بیشتری در کارهای مرتبط داشته باشد، حقوق بیشتری نیز انتظار خواهد داشت. البته مهمتر از تعداد سالهای سابقه، آن است که تجربه او چقدر به نیاز و کارهای مجموعه شما مرتبط باشد! |
| مهارت و توانایی |
تسلط به نرمافزارهای حسابداری، Excel و مهارتهای مرتبط میتواند روی میزان حقوق تأثیر بگذارد؛ بهخصوص اگر این تواناییها مستقیماً با شرح وظایف کمک حسابدار در مجموعه شما مرتبط باشند. |
| ساعت و نوع همکاری |
مدل همکاری اعم از تماموقت، پارهوقت یا ساعتی بودن همکاری، قطعاً هزینه نهایی استخدام را تغییر میدهد. |
| شهر و محل فعالیت |
شرایط بازار کار و سطح حقوق در شهرهای مختلف یکسان نبوده و همین موضوع میتواند روی پیشنهاد حقوقی اثر بگذارد. |
| حجم کار |
هرچه حجم کار بیشتر و حضور نیروی مالی پررنگتر باشد، معمولاً هزینه جذب و نگهداشت نیرو نیز بیشتر خواهد بود. |
| سطح مسئولیت |
اگر علاوه بر کارهای اجرایی مسئولیتهای بیشتری به فرد بسپارید، این موضوع باید در تعیین حقوق در نظر گرفته شود. بنابراین مشخص بودن شرح وظایف کمک حسابدار قبل از تعیین حقوق اهمیت دارد. |
چگونه کمک حسابدار مناسب را انتخاب کنیم؟
پیشنهاد ما برای انتخاب کمک حسابداری مناسب آن است که در وهله اول شرح وظایف کمک حسابدار را نسبت به کسب و کار خود انتخاب نموده و سپس بر اساس همان، گزینهها را ارزیابی کنید. شما میتوانید برای انجام این کار؛ چکلیست ذیل را در نظر بگیرید:
مهارتهای نرمافزاری را بررسی کنید
آشنایی با نرمافزارهای حسابداری و Excel میتواند برای انجام شرح وظایف کمک حسابدار ضروری باشد.
نیاز مجموعه را مشخص کنید
دقیقاً بدانید قرار است فرد چه کارهایی انجام دهد و شرح وظایف کمک حسابدار شامل چه مواردی باشد
تحصیلات و دانش پایه را بررسی کنید
داشتن تحصیلات مرتبط و آشنایی با اصول اولیه حسابداری برای این موقعیت معمولاً کافی است.
سابقه کاری را بسنجید
لازم نیست فرد حتماً سابقه طولانی داشته باشد؛ چرا که مرتبط بودن تجربه او با نیاز مجموعه اهمیت بیشتری دارد.
رزومه را با دقت بخوانید
تنها به عنوان شغلی قبلی توجه نکنید و در نظر داشته باشید فرد در واقعیت چه کارهایی را به سرانجام رسانده است.
جمع بندی
همانطور که میدانید زمانی که حجم امور اجرایی افزایش یافته و یا تیم مالی برای رسیدگی به امور مهمتر، به یک نیروی پشتیبان نیاز دارد؛ استخدام کمک حسابدار میتواند گزینه ایده آلی باشد! در نتیجه اگر شما نیز از همان ابتدا وظایف، سطح مسئولیت و انتظارات خود را مشخص کنید، قطعاً انتخاب نیرو آسانتر شده و احتمال خطا نیز کاهش مییابد. در چنین موقعیتی قدم بعدی پیدا کردن گزینههای مناسب خواهد بود. پس اگر آماده جذب نیرو هستید، ثبت آگهی استخدام حسابدار در پلتفرم تخصصی “هایحساب” میتواند یک قدم عملی و ارزشمند برای شروع فرآیند استخدام باشد.
سوالات متداول وظایف کمک حسابدار
در استخدام کمک حسابدار، مدرک تحصیلی مهمتر است یا تجربه؟
هیچکدام بهتنهایی تعیینکننده نیستند. برای این موقعیت ترکیبی از دانش پایه، تجربه مرتبط، دقت و توانایی انجام درست وظایف کمک حسابدار معمولاً معیار بهتری برای تصمیمگیری هستند.
آیا میتوان بخشی از کارهای غیرمالی را هم به کمک حسابدار سپرد؟
تا حدی بله، به شرطی که این کارها با نقش او مرتبط بوده و باعث نشوند وظایف اصلی مالیاش تحتتأثیر قرار بگیرد.
چطور متوجه شویم یک کمک حسابدار برای کار ما مناسب نیست؟
اگر فرد در انجام کارهای دقیق و تکرارشونده بیدقت است، پیگیری ضعیفی دارد یا نمیتواند طبق روال مشخص کار کند، حتی اگر دارای رزومه خوبی نیز باشد؛ برای این موقعیت انتخاب مناسبی نخواهد بود!
آیا برای یک کسبوکار کوچک، داشتن کمک حسابدار ضروری است؟
به طور معمول خیر، اگر حجم امور مالی پایین باشد، یک حسابدار میتواند بهتنهایی پاسخگو باشد. حضور فردی به عنوان کمک حسابدار زمانی ارزشمند میشود که کارهای اجرایی، وقت زیادی از حسابدار بگیرند.
آیا کمک حسابدار باید با نرمافزار حسابداری خاصی کار کرده باشد؟
خیر، اگرچه بهتر است فرد با یکی از نرمافزارهای رایج حسابداری آشنایی داشته باشد، اما توانایی یادگیری سریع نرمافزار مورد استفاده شما هم میتواند معیار قابلقبولی باشد.
دیدگاه شما